ADD / 01
開啟新增表單
在 CRM 的業主聯繫紀錄中，選擇「聯絡業主／跟進紀錄」表單，開始填寫。
先確認使用的是新增表單，避免改到既有紀錄。
TEAM HANDBOOK · 圖文說明書
業主聯繫紀錄新增／編輯操作指南
把每次聯繫的重點與下一步記清楚，
讓後續跟進有依據、同仁接手更順利。
A01 — 05
新增一筆紀錄
一次聯繫，留下完整的內容與後續安排。
ADD / 02
填好時間、案號與窗口
填寫活動主旨、實際聯繫的活動時間，確認執行人。已成案填工程編號；尚未成案可填「報編（尚未成案可填）」。
「客戶」可選填；「業主窗口」請從選單選取「範例公司-王先生」，不是只輸入一段文字。
ADD / 03
選主題，寫下聯繫重點
選擇聯繫主題與聯繫方式，再用內容摘要記下「談了什麼、業主怎麼回覆、目前結論」。
聯繫主題可複選，例如同時選「成果進度」與「請款進度」，不用拆成兩筆。
ADD / 04
補上結果與下一步
依實際情況選擇處理結果。仍在處理的事項，建議填寫下一步與下一跟進日；有佐證文件時可附上附件。
「OK」表示本次事項已處理；「處理中」表示仍需接續跟進。請選擇符合現況的結果。
ADD / 05
檢查後提交，確認有新增
核對案號、業主窗口、活動時間與摘要，再按表單的提交按鈕。看到成功提示後，回到紀錄檢視找到剛新增的那一筆。
如果沒有看到成功提示，先確認必填欄位與網路狀態；重新提交前先查是否已有紀錄，避免重複。
填寫時可查閱：14 題欄位與必填提醒
活動主旨必填
案號｜業主窗口｜聯繫重點
活動時間必填
實際聯繫日期／時間
執行人確認
預設本人，請確認是否正確
工程編號依情況
已成案填工程編號
報編（尚未成案可填）依情況
尚未成案時可填報編
客戶選填
依需要關聯客戶資料
業主窗口必填
從客戶主檔選取公司-人名
聯繫主題可複選
成果進度、請款進度等
聯繫方式可複選
LINE（line）、電話、信件（mail）等
內容摘要必填
聯繫內容、業主回覆與結論
處理結果依情況
OK、處理中等實際結果
下一步選填
明確的後續行動
下一跟進日選填
需要追蹤時安排日期
附件選填
本次聯繫的佐證文件
B01 — 04
編輯既有紀錄
找到紀錄 → 展開 → 修改 → 儲存。
EDIT / 01
找到要修改的紀錄
切換到紀錄檢視，使用搜尋或篩選找到案號「C000000」，再核對活動時間、業主窗口與內容摘要。
若找不到，先檢查目前檢視的篩選條件，是否把該筆紀錄隱藏了。
EDIT / 02
展開紀錄，確認是同一筆
開啟該筆紀錄的詳情；依介面點選紀錄或展開圖示。再次確認活動時間與執行人，避免修改到另一筆聯繫。
手機版若看不完整，先展開詳情，再逐欄查看。
EDIT / 03
修改內容，連同跟進安排一起檢查
點選需要修改的欄位。補充摘要、調整處理結果，並同步檢查下一步、下一跟進日與附件是否仍符合現況。
例如資料已補齊、業主已確認收到，可將結果改為「OK」；沒有後續待辦時，檢查是否需清除原跟進日。
EDIT / 04
儲存，重新開啟確認
若介面提供「儲存」按鈕，請按下儲存；若採自動儲存，完成輸入並離開欄位，等待儲存完成後再關閉。
回到列表，重新開啟同筆紀錄，確認修改已保留。如果無法編輯，請管理者確認你的編輯權限。
C
注意事項
記住這幾件事，資料更容易查找與接手。
先有「公司-人名」，才能選取
業主窗口關聯《客戶主檔》。請搜尋並選取既有的「範例公司-王先生」；找不到時，先請管理者新增主檔紀錄，再回來選取。
同次聯繫，多個主題可複選
同一次同時談成果與請款，直接複選「成果進度」與「請款進度」，摘要一併說明即可，不用為不同主題拆兩筆。
補正原內容，就編輯原紀錄
修正錯字或補充同次聯繫的資訊，請編輯原紀錄。若是另一次新的聯繫，建議新增一筆並填入當次活動時間，保留追蹤歷程。
處理中，要留下一步
避免只寫「持續追蹤」。寫清楚要做什麼、何時跟進；儲存後再確認內容有保留，讓下次聯繫有明確依據。
最後快速檢查：對的案號、對的窗口、清楚的摘要，以及符合現況的處理結果。